Funktionsumfang

Digitale Personalakte

Mitarbeiterdaten zentral und immer aktuell verwalten.

Suchen Sie nicht länger nach Informationen und Dokumenten in Papierakten. Vereinfachen Sie Ihre HR-Prozesse mit der Timecount Personalverwaltung.

Die Kernfunktionen der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte von Timecount bieten Ihnen umfassende Möglichkeiten Mitarbeiter zu verwalten. Neben einer Stammdateneingabe, die keine Wünsche offen lässt, finden Sie auch ein Dokumentenmanagement. 

Stammdaten Verwaltung

Verwaltung von allen relevanten Informationen eines Mitarbeiters innerhalb einer Akte.

Qualifikationen & Tags

Qualifikationen & Tags verwalten, zuordnen und automatisch berücksichtigen.

Vertragshistorie

Historische Daten zur Anstellung und Vergütung verschiedener Personengruppen.

Notizen & To-Do Management

Interne Notizen zu allen Akten mit Terminierung und Zuweisung von Kollegen.

Zeitkontenmanagement

Führung von individuellen Zeitkonten-Modellen, automatischer Zuschlagsberechnung und mehr.

Dynamische Berechnung

Dynamische Durchschnittsberechnung von Urlaub- und Krankheitstagen.

Dokumenterstellung

Arbeitsverträge, Mitarbeiterausweis, Anweisungen, Anschreiben auf Knopfdruck generieren.

Tabellen & Exporte

Anpassbare Tabellen-Übersicht mit Suche, Filter und Excel-Export Funktion.

Stammdaten Verwaltung

Verwaltung von Stammdaten in der digitalen Personalakte.

Zentrale Stammdatenpflege

Alle Daten an einem Ort

Mit der digitalen Personalakte können Sie alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort verwalten und pflegen. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und spart Zeit, Geld und Nerven.

Vollumfänglich und übersichtlich

Die digitale Personalakte enthält eine umfangreiche Sammlung von verschiedenen Formularfeldern, konzipiert für Ihre Branche. Such- und Filtermöglichkeiten helfen Ihnen bei der täglichen Arbeit.

Gesetzteskonforme Verwaltung

Mit der Rechte- und Rollenverwaltung können Sie einstellen, wer welche Informationen lesen oder bearbeiten darf.

Terminierte Lohn- Gehaltsdaten

Automatisierte Berechnung von Lohn & Gehalt

Hinterlegen Sie Lohn- und Gehaltsinformationen, Anstellungsverhältnisse und Zeitkonteneinstellungen bequem in einer Abrechnungs-Historie.

Zuschläge und Zulagen

Lassen Sie branchenspezifische und unternehmensinterne Zuschläge und Zulagen automatisch berechnen.

Monatliche Sollstunden

Erfassen Sie die wöchentlich oder monatlich zu leistende Arbeitszeit und berücksichtigen Sie diese bei der Personalplanung.

(Mehr erfahren - Zur Zeitwirtschaft]

Mehr als nur eine digitale Personalakte

Überzeugen Sie sich selbst.

Dokumenten Management

Dokumente erstellen, hochladen und freigeben

Generieren Sie Dokumente wie beispielsweise Arbeitsverträge, Personalbögen und Mitarbeiterausweise direkt aus der Software. Die generierten Dokumente werden automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt und können den Mitarbeitenden per App oder E-Mail zur Verfügung gestellt werden

Arbeitsverträge auf Knopfdruck

Lassen Sie Ihre Arbeitsvertragsvorlagen einbinden und mit den relevanten Informationen aus der Mitarbeiterakte befüllen.

Layout nach Ihrer Vorlage

Dokumentvorlagen können nach Ihren Vorgaben angepasst werden - Ihre Corporate Identity geht nicht verloren.

Urlaub & Abwesenheiten

Zeiten erfassen und berechnen

Erfassen Sie Urlaube, Kranktage und sonstige abrechnungsrelevante Abwesenheiten direkt in der digitalen Mitarbeiterakte. Die Einträge werden sowohl im Zeitkonto, als auch bei der Personalplanung automatisch berücksichtigt.

Tarifkonforme Berechnung

Durch anpassbare Berechnungslogiken können die zu erfassenden Stunden zur Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit dynamisch berechnet werden - dies beinhaltet auch die Durchschnittsberechnung anhand eines Referenzzeitraums.

Sonstige Buchungen

Erfassen Sie Sonderurlaube, Ausgleichsbuchungen, Fehlzeiten und weitere Zeiteinträge direkt innerhalb der Personalakte.

Qualifikationen & Präferenzen

Mitarbeiter und Einsätze automatisch matchen

Mit den Funktionen für Qualifikationen und Präferenzen berücksichtigen Sie bei der Personalplanung die notwendige Eignung und Vorlieben von Mitarbeitenden. Damit vermeiden Sie automatisch, ungeschulte Mitarbeitende bei anspruchsvollen Tätigkeiten zu verplanen.

Erinnerung an Trainings und Unterweisungen

Temporäre Qualifikationen, für die beispielsweise eine jährliche Schulung notwendig ist, können Sie mit einem Zeitraum versehen und sich automatisch erinnern lassen.

Berücksichtiung von Bedingungen

Falls Sie Kunden, Tätigkeiten oder Einsatzorte haben, die manche Mitarbeitende bevorzugen oder ablehnen, können Sie diese Präferenzen direkt in der Akte speichern und bei der Personalplanung automatisch berücksichtigen.

Tags / Eigenschaften

Neben wichtigen Qualifikationen und Präferenzen bieten Tags zusätzliche Informationen, nach denen Sie bei der Personalplanung filtern können

Notizen & To-Do Management

Aufgaben erfassen, zuweisen und erledigen

Verzichten Sie auf eine Zettelwirtschaft und erfassen Sie To-Do’s und Wiedervorlagen direkt in der digitalen Personalakte. Die aktuell zu erledigenden Aufgaben werden Ihnen auf dem Dashboard der Software angezeigt.

Zuweisung von Aufgaben

Delegieren Sie erfasste Aufgaben, indem Sie diese einer Abteilung oder einem Kollegen zuweisen.

Entdecken Sie passende Module

Die idealen Ergänzungen zur digitalen Personalakte.

Personal-
planung

Drag & Drop Disposition inkl. Mitarbeiter App.

Zeitwirtschaft

Zeitkonten und Brutto-Lohnexport.

Darf es etwas mehr sein?

Timecount gibt’s als Komplettlösung.

Kunden

Digitale Kundenakte inkl. Konditionen und Vorlagen.

Projekte

Auftragsakte inkl. Zeit-erfassung & Abrechnung.

Finanzen

Angebots- und Rechnungserstellung.