Die Digitale Personalakte
Alles was sie über digitale Personalakten wissen müssen
Die digitale personalakte im überblick
In diesem Artikel beleuchten wir die digitale Personalakte – ein zentrales Element moderner Personalverwaltung. Wir erörtern, was eine digitale Personalakte ausmacht, welche Vorteile sie bietet und welche Funktionen sie umfasst. Darüber hinaus gehen wir auf praktische Anwendungsbeispiele ein, diskutieren die Herausforderungen bei der Implementierung und werfen einen Blick auf zukünftige Entwicklungen in diesem Bereich. Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis dafür zu schaffen, wie digitale Personalakten die Effizienz steigern, die Compliance verbessern und eine bessere Erfahrung für Mitarbeiter und HR-Manager bieten können.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen papierbasierten Personalakte. Sie wird in einer zentralen HR-Software gespeichert und bietet einen sicheren, schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterinformationen und Dokumente. Diese Technologie ist integraler Bestandteil moderner Enterprise HR-Software und unterstützt eine effiziente Personalverwaltung durch ihre nahtlose Integration in andere HR-Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement und Mitarbeiterentwicklung.
Die Funktionsweise umfasst typischerweise:
Datenerfassung:
Erfassen und Speichern von persönlichen Informationen, Vertragsdetails, Qualifikationen, Leistungsbeurteilungen und anderen relevanten Daten.
Dokumentenmanagement:
Digitales Hochladen, Kategorisieren und Archivieren von Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Fortbildungsbescheinigungen und Compliance-Dokumenten
Zugriffsverwaltung:
Einstellung von Berechtigungen für unterschiedliche Benutzergruppen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
Integration:
Vernetzung mit anderen HR-Modulen wie Lohnabrechnung, Zeitmanagement und Mitarbeiterentwicklung, um Daten automatisch aktualisieren und nutzen zu können
Inhalte einer digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte umfasst eine Vielzahl an Informationen, die für das Personalmanagement essentiell sind:
Persönliche Daten:
Namen, Adressen, Geburtsdaten und weitere Kontaktdaten der Mitarbeiter.
Vertragliche Dokumente:
Arbeitsverträge, Anstellungsbedingungen und andere rechtliche Dokumente.
Qualifikationen und Fortbildungen:
Zertifikate, Schulungsunterlagen und Qualifikationsnachweise.
Abwesenheitsaufzeichnungen:
Urlaubstage, Krankheitstage und andere Fehlzeiten.
Gehaltsdaten:
Die zu leistenden Arbeitszeiten sowie vertragliche Vereinbarungen
Vorteile der digitalen Personalakte
Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind vielfältig und bieten Unternehmen bedeutende Verbesserungen in der Effizienz und Sicherheit ihrer Personalverwaltung. Durch die Digitalisierung der Personalakten lassen sich zahlreiche alltägliche Prozesse optimieren, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Hier einige der zentralen Vorteile im Detail:
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und beschleunigt Prozesse, was Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertsteigernde Aktivitäten zu konzentrieren
Datensicherheit
Modernste Sicherheitsprotokolle schützen vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff, wodurch die Integrität und Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten stets gewährleistet ist
Skalierbarkeit
Digitale Akten können leicht angepasst und erweitert werden, um mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens Schritt zu halten.
Transparenz
Einheitlicher Datenzugriff ermöglicht eine verbesserte Übersichtlichkeit und unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung, indem er sicherstellt, dass alle berechtigten Personen stets die aktuellen Informationen zur Hand haben.
Zwar bestehen bei digitalen Personalakten Bedenken hinsichtlich technischer Abhängigkeit und Datenschutz, jedoch adressieren moderne Lösungen diese effektiv. Der Einsatz von Cloud-Technologien und benutzerfreundlicher Software sowie die umfassende Schulung der Mitarbeiter gewährleisten eine hohe Datenzuverlässigkeit. Zudem stärken strenge Datenschutzmaßnahmen und fortschrittliche Verschlüsselung das Vertrauen.
Q&A Digitale personalkte
Wie wird die Datensicherheit bei digitalen Personalakten gewährleistet?
Die Sicherheit digitaler Personalakten wird durch mehrere Maßnahmen sichergestellt, einschließlich der Verwendung von Verschlüsselungstechnologien, regelmäßigen Sicherheitsaudits, strikter Zugriffskontrollen und Compliance mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung digitaler Personalakten?
Zu den Herausforderungen gehören:
- Technische Integration: Die Integration in bestehende HR-Systeme und Arbeitsabläufe kann komplex sein.
- Mitarbeiterschulung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem neuen System geschult werden, um eine effektive Nutzung zu gewährleisten.
- Datenschutz und Compliance: Es müssen alle relevanten Datenschutzrichtlinien eingehalten werden, was eine sorgfältige Planung erfordert.
Können digitale Personalakten an spezifische Unternehmensbedürfnisse angepasst werden?
Ja, die meisten digitalen Personalakten-Systeme sind hochgradig konfigurierbar und können an die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden. Dies ermöglicht eine flexible und zielgerichtete Nutzung.
Wie beeinflusst die Einführung digitaler Personalakten die tägliche Arbeit der HR-Abteilung?
Die Einführung digitaler Personalakten kann die tägliche Arbeit der HR-Abteilung erheblich vereinfachen, indem sie den Zugriff auf Mitarbeiterdaten beschleunigt, die Berichterstattung und Analyse verbessert und die Effizienz durch Automatisierung von Prozessen steigert. HR-Mitarbeiter können sich so mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren statt auf zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben.
Urlaub & Abwesenheiten
Zeiten erfassen und berechnen
Erfassen Sie Urlaube, Kranktage und sonstige abrechnungsrelevante Abwesenheiten direkt in der digitalen Mitarbeiterakte. Die Einträge werden sowohl im Zeitkonto, als auch bei der Personalplanung automatisch berücksichtigt.
Tarifkonforme Berechnung
Durch anpassbare Berechnungslogiken können die zu erfassenden Stunden zur Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit dynamisch berechnet werden - dies beinhaltet auch die Durchschnittsberechnung anhand eines Referenzzeitraums.
Sonstige Buchungen
Erfassen Sie Sonderurlaube, Ausgleichsbuchungen, Fehlzeiten und weitere Zeiteinträge direkt innerhalb der Personalakte.
Qualifikationen & Präferenzen
Mitarbeiter und Einsätze automatisch matchen
Mit den Funktionen für Qualifikationen und Präferenzen berücksichtigen Sie bei der Personalplanung die notwendige Eignung und Vorlieben von Mitarbeitenden. Damit vermeiden Sie automatisch, ungeschulte Mitarbeitende bei anspruchsvollen Tätigkeiten zu verplanen.
Erinnerung an Trainings und Unterweisungen
Temporäre Qualifikationen, für die beispielsweise eine jährliche Schulung notwendig ist, können Sie mit einem Zeitraum versehen und sich automatisch erinnern lassen.
Berücksichtiung von Bedingungen
Falls Sie Kunden, Tätigkeiten oder Einsatzorte haben, die manche Mitarbeitende bevorzugen oder ablehnen, können Sie diese Präferenzen direkt in der Akte speichern und bei der Personalplanung automatisch berücksichtigen.
Tags / Eigenschaften
Neben wichtigen Qualifikationen und Präferenzen bieten Tags zusätzliche Informationen, nach denen Sie bei der Personalplanung filtern können
Notizen & To-Do Management
Aufgaben erfassen, zuweisen und erledigen
Verzichten Sie auf eine Zettelwirtschaft und erfassen Sie To-Do’s und Wiedervorlagen direkt in der digitalen Personalakte. Die aktuell zu erledigenden Aufgaben werden Ihnen auf dem Dashboard der Software angezeigt.
Zuweisung von Aufgaben
Delegieren Sie erfasste Aufgaben, indem Sie diese einer Abteilung oder einem Kollegen zuweisen.
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