Update 1.8
Der Sommer kann kommen.
Verbesserte Zeiterfassung & mehr
Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates und Verbesserungen von Timecount vorzustellen! Dank der wertvollen Unterstützung unseres Teams aber insbesondere Ihrer Wünsche und Bedürfnisse haben wir Funktionen weiter verbessert und neue Optionen hinzugefügt, die speziell auf Personaldisposition zugeschnitten sind. Das Ergebnis ist eine aktualisierte Plattform, die Ihnen mehr Flexibilität und Effizienz bei der Verwaltung von Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten bietet.
Zu den wichtigsten Neuerungen zählt die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Arbeitszeiten und Pausen in einer Schicht zu erfassen. Außerdem haben wir die Ansichten für Arbeitszeiten weiter optimiert, um Ihnen eine noch bessere Auswahl zu bieten. Weitere Neuigkeiten und Details zu den Updates finden Sie weiter unten in diesem Newsletter.
Übersicht
Allgemeine Funktionen
Euro Zuschläge
Mit Timecount können Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden Zuschläge gewähren oder berechnen. Normalerweise werden diese Zuschläge als prozentualer Wert erfasst und mit dem Stundensatz oder Verrechnungssatz multipliziert. Doch jetzt gibt es eine neue, zeitsparende Funktion: Wenn Sie mit Mitarbeitern oder Kunden einen EURO-Wert als Zuschlag vereinbart haben, können Sie diesen direkt in der Software eingeben. Sie müssen den EURO-Zuschlag also nicht mehr manuell als Prozentwert berechnen und eintragen. Mit dieser neuen Funktion sparen Sie Zeit und können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.
Optimierung von (automatischen) PIN / Dashboard-Notizen
Durch die neue Status-Funktion bei den PIN-Notizen in der Mitarbeiter-, Kunden- oder Projektakte wird die To-Do-Handhabung erheblich verbessert. Sie können weiterhin Notizen als To-Do verwenden und diese automatisch erstellen lassen, wenn beispielsweise eine Qualifikation ausläuft. Der neue Status zeigt nun deutlich, ob die Notiz noch offen, in Bearbeitung, zurückgestellt oder bereits erledigt ist, was eine effizientere Verwaltung Ihrer Aufgaben ermöglicht.
Zusätzlich haben wir auch das Dashboard optimiert, um eine noch bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Mit der neuen Sortierung behalten Sie den Überblick über Ihre Notizen und Aufgaben. Durch diese Verbesserungen können Sie Ihre Arbeit noch produktiver gestalten und Zeit sparen.
Tagessätze bei der Rechnungsstellung
Mit der neuesten Erweiterung von Timecount können Sie jetzt noch flexibler abrechnen. Neben der Erfassung von Arbeitszeiten haben Sie nun auch die Möglichkeit, kundenbezogene Tagessätze zu definieren und abzurechnen. Sie können bei jeder Tätigkeit entscheiden, ob sie als Stundensatz oder Tagessatz abgerechnet werden soll. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Abrechnung genauer auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abzustimmen und somit noch mehr Mehrwert zu bieten.
Automatischer Wechsel der Entgeltgruppe in Abhängigkeit der Tätigkeit
Timecount bietet jetzt eine neue Funktion in den Tarifeinstellungen, die einen automatischen Wechsel der Entgeltgruppe in Abhängigkeit der disponierten/erfassten Tätigkeit ermöglicht. Für Kunden, bei denen die vergütete Entgeltgruppe des Mitarbeiters von der auszuführenden Tätigkeit abhängig ist, bietet dies einen erheblichen Mehrwert.
Durch die Zuweisung von einzelnen Tätigkeiten bei den Entgeltgruppen kann der in der Mitarbeiter-Historie hinterlegte Stundensatz für eine einzelne Schicht außer Kraft gesetzt werden. Um diese Funktion zu nutzen, muss der Tarif, der die Entgeltgruppe mit den zugewiesenen Tätigkeiten beinhaltet, als Abrechnungstarif in der Projektakte ausgewählt werden.
Beispiel:
- Dem Mitarbeiter ist in seiner Historie die Entgeltgruppe 1 (14,00 EUR) zugewiesen.
- In den Einstellungen weisen wir die Tätigkeiten “Teamleiter” und “Staplerfahrer” der Entgeltgruppe 2 zu.
- Wenn der Mitarbeiter nun bei einzelnen Schichten als “Teamleiter” oder “Staplerfahrer” arbeitet, wird dieser nach der Entgeltgruppe 2 (15,00 EUR) vergütet.
Beachten Sie jedoch bitte, dass diese Funktion nicht automatisch mit dem Update zur Verfügung steht, da sie mit bestehenden Sonderkonfigurationen zu Fehlern führen kann. Kontaktieren Sie einfach unseren Support, um die Funktion freizuschalten.
API Webhooks selber anlegen (kostenpflichtig)
Möchten Sie Timecount nahtlos in Ihre bestehende Software-Infrastruktur integrieren? Mit unserer REST API-Schnittstelle können Sie Daten problemlos zwischen verschiedenen Softwares und Diensten austauschen. Um Ihnen die Nutzung zu erleichtern, haben wir die Möglichkeit geschaffen, API-Tokens und Webhooks selbst anzulegen, ohne auf unseren Support angewiesen zu sein. So können Sie schnell und unabhängig von uns starten und von den vielen Vorteilen unserer API profitieren.
Zunächst ist der API-Zugang auf die wichtigsten Funktionen beschränkt. Aber das Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihren Zugang nach Absprache zu erweitern.
Haben Sie Interesse an unserer API-Schnittstelle? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und wir helfen Ihnen gerne weiter!
Projektverwaltung & Personalplanung
Multi-Pausen verfügbar (optional, kostenfrei freischaltbar)
Mit der neuen Funktion zur Multi-Arbeitszeit-Erfassung können Sie Ihre Arbeitszeiten noch effizienter verwalten. Künftig ist es möglich, innerhalb einer Schicht mehrere Arbeitsperioden zu erfassen und die Pausenzeiten automatisch zu berechnen. So können Sie zum Beispiel Ihre Arbeitstage in verschiedene Phasen unterteilen und dazwischen Pausen einlegen, um Ihre Arbeitsleistung zu optimieren.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Arbeitsperioden bereits im Voraus in der Schicht zu planen und somit Ihre Arbeitszeit noch besser zu strukturieren. Eine mögliche Darstellung könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
10:00 bis 13:00 Uhr,
13:30 bis 15:00 Uhr und
16:00 bis 18:00 Uhr.
Dabei ergibt sich automatisch eine Pause von 1,5 Stunden.
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion mit dem Update nicht automatisch verfügbar ist, da sich die Darstellung innerhalb der Software verändert. Gerne können Sie jedoch einen Testaccount einrichten und sich diese Funktion ansehen. Bei Bedarf können Sie sie auch von unserem Support freischalten lassen. Nutzen Sie die neue Multi-Arbeitszeit-Erfassung, um Ihre Arbeitszeiten noch flexibler und effizienter zu gestalten!
Neue Ansicht in der Personalplanung: Arbeitszeiten
Mit unserer neuen Ansicht Arbeitszeiten in der Personalplanung können Sie künftig Arbeitszeiten schneller und übersichtlicher bestätigen. Wir haben auch eine verbesserte Statusanzeige hinzugefügt, die anzeigt, welche Arbeitszeiten vom Mitarbeiter erfasst wurden, aber noch nicht auf dem Zeitkonto importiert wurden.
Die Arbeitszeiten werden jetzt mit einem der folgenden Stati gekennzeichnet:
- unerfasst,
- nicht freigezeichnet und
- freigezeichnet.
In der neuen Ansicht Arbeitszeiten können Sie die erfassten Arbeitszeiten direkt korrigieren und freizeichnen. Sobald Sie eine Arbeitszeit freizeichnen, wird sie automatisch in die Projekteakte im Reiter Vergütete Zeiten übertragen und auf dem Zeitkonto des betreffenden Mitarbeiters gutgeschrieben.
Im Vergleich zu früher, wo Arbeitszeiten erst in der Projekteakte im Reiter Zeitabgleich importiert werden mussten, bevor sie als vergütete Arbeitszeit übernommen werden konnten, bietet Ihnen die neue Ansicht in der Personalplanung eine schnellere Alternative. Sie können die Arbeitszeiten jetzt direkt in der Personalplanung freizeichnen und in die Zeitwirtschaft übertragen.
Mit der neuen Ansicht Arbeitszeiten erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Arbeitszeiten eines Zeitraums und können leicht erkennen, wo erfasste Zeiten von der Planzeit abweichen oder wo noch gar keine Zeit erfasst wurde. Das spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeitverwaltung effektiver zu gestalten.
Status von Verfügbarkeiten
Mit Timecount können Sie in der Personalplanung Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter einfach und unkompliziert pflegen. Mit unserem neuesten Update gehen wir noch einen Schritt weiter: Sie als Disponent haben nun die Möglichkeit, diese Verfügbarkeiten zu bestätigen oder abzulehnen. Dadurch können Sie die Auswirkungen der Verfügbarkeit noch besser berücksichtigen und sogar einen Zeiteintrag setzen.
Diese Erweiterung ist besonders nützlich bei der Planung von Urlaubsanträgen. Mitarbeiter können Verfügbarkeiten vom Typ Urlaubsantrag erfassen, die dann vom Disponenten bestätigt oder abgelehnt werden können. Durch die Bestätigung des Disponenten wird der Urlaub automatisch in der Mitarbeiterakte erfasst. Der Mitarbeiter kann in der Mitarbeiter-App die farbliche Markierung erkennen und sehen, ob sein Urlaubsantrag oder jede andere Verfügbarkeit bestätigt oder abgelehnt wurde. Mit diesem Update wird die Personalplanung noch einfacher und effektiver.
Neue Quellen und Filteroptionen bei Aufstellungen
In der Projektakte können Sie jetzt auf Basis verschiedener Quellen, darunter erfasste Arbeitszeiten und Personalzuweisungen, Dokumente erstellen und Aufstellungen generieren.
Zwei neue Quellen wurden hinzugefügt: Verfügbarkeiten und Leere Positionen & Zuweisungen. Die Verfügbarkeiten-Quelle ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeiten eines oder mehrerer Mitarbeiter in der Aufstellung zu übertragen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Kunden die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter mitteilen möchten. Mit der Leere Positionen & Zuweisungen-Quelle können Sie unbesetzte Positionen in der Aufstellung erfassen und haben einen besseren Überblick über die verfügbaren Ressourcen.
Darüber hinaus wurden neue Filtermöglichkeiten für die Quellen Einsätze, Zuweisungen und Leere Positionen und Zuweisungen hinzugefügt. Mit diesen Filtern können Sie gezielt einzelne oder mehrere Bereiche oder Schichten auswählen, die auf der Aufstellung abgebildet werden sollen. Diese neue Funktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie nur bestimmte Schichten eines Bereichs oder Projekts abrechnen möchten oder eine Crew-/Personalliste erstellen möchten, die nur bestimmte Schichten umfasst.
Upload Funktion in der Mitarbeiter App (kostenpflichtig)
Mit dem kommenden Update wird die Mitarbeiter App noch nützlicher für Ihr Unternehmen. Neben den bereits vorhandenen Funktionen zur Kommunikation und Übermittlung von Einsatzinformationen, wird die App nun um eine praktische Upload-Funktion erweitert.
Dadurch können Ihre Mitarbeiter jetzt noch einfacher und schneller beispielsweise abfotografierte Dokumente hochladen und direkt in die Projekt-/Auftragsakte übermitteln. So sparen sie Zeit und verbessern die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Dieses Feature ist optional und kann kostenpflichtig gebucht werden. Nach Freischaltung kann die Funktion in der Einsatzinformation rechts-oben über die Punkte aufgerufen werden.
Rückmeldungen zu Ausschreibungen im Mitarbeiterkalender
Mit unserer neuen Funktion zur Mitarbeiterkalenderanzeige erhalten Sie ab sofort eine bessere Übersicht über den Status Ihrer Ausschreibungen.
Sobald ein Mitarbeiter auf eine Ausschreibung reagiert, erscheint im Mitarbeiterkalender eine schraffierte Kachel am jeweiligen Tag. Diese zeigt Ihnen auf einen Blick, ob der Mitarbeiter sich auf die Schicht beworben oder diese abgelehnt hat, wodurch Sie Ihre Personalplanung noch effektiver gestalten können.
Weitere Optimierungen
Ein-/Ausblenden von Abteilungen
Nutzer, die Zugriff auf mehrere Abteilungen haben, können diese nun unten links in der Modulleiste ein- und ausblenden.
“24h Schalter” ausblenden
Falls Arbeitszeiten (wie Bereitschaftsdienste) nie über 24 Stunden erfasst werden, kann der “+24h Schalter” in der Zeiterfassung künftig ausgeblendet werden. Falls Sie dies wünschen, teilen Sie dies bitte dem Timecount Support mit.
Große Aufstellungen stürzen nicht mehr ab
Bei Aufstellungen (Angeboten, Rechnungen etc.) mit besonders vielen Positionen konnte es vorkommen, dass die Vorschau nicht heruntergeladen werden konnte. Der Prozess wurde nun in den Hintergrund verlagert, wodurch dieser Fehler behoben wurde.
Farbänderung von Tätigkeit und Qualifikation
Damit Sie die kleinen Kacheln bei Schichten in der Einsatzplanung besser voneinander unterscheiden können, werden Tätigkeiten und Qualifikationen nun mit einer unterschiedlichen Farbe angezeigt.
Bereiche & Schichten auf- und zuklappbar
Schichten können alle gleichzeitig aus-/eingeklappt werden.
