Update 1.6
Verbesserte Exporte & Performance.
Neue Möglichkeiten. Neue Potenziale
Das Update beinhaltet diesmal grundlegende Verbesserungen – sowohl für die Performance, als auch für Ihren Arbeitsablauf. Unser Support verfügt nun über viele neue Möglichkeiten, Timecount an Ihr Unternehmen anzupassen. Neben den bereits bekannten PDF-Exporten kann unsere Software Ihnen nun auch individuelle Excel-Tabellen und Word-Dokumente generieren. Darüber hinaus können Sie hinterlegte Dokumente künftig Ihren Mitarbeitern direkt aus der Software heraus freigeben.
DATEV Nutzer profitieren von der neuen Erweiterung, mit der Personal- und Lohndaten direkt an DATEV überspielt werden können.
Übersicht
Allgemeine Funktionen
Dokumentfreigabe
Sie laden jeden Monat unzählige Dokumente herunter und verschicken diese an Ihre Mitarbeiter? Ab dem neuen Update können Sie hinterlegte und erstellte Dokumente Ihren Mitarbeitern freigeben. Bei allen Dokumenten finden Sie hierfür künftig einen Button mit dem Sie diese Ihren Mitarbeiter für die Terminal-App, als auch per E-Mail zur Verfügung stellen können.
In Timecount verfügt jede Personal-, Kunden- und Projektakte über eine eigene Dokumentenablage, in welche Sie verschiedene Dateiformate hochladen können. Dokumente die Sie mit Timecount erstellen, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Angebote, Rechnungen und Monatsübersichten werden automatisch in der Dokumentenablage abgelegt.
Automatisierte Lohnerhöhungen in Tarifverträgen
Wer besonders viele Mitarbeiter nach einem Tarifvertrag entlohnt, hat bei Tariferhöhungen einiges umzustellen. Die notwendigen Entgelt-Anpassungen innerhalb unserer Software lassen sich daher nun deutlich schneller umsetzen. Bei Tariferhöhungen müssen künftig keine Änderungen der Mitarbeiter-Historien mehr vorgenommen werden. Die meist jährlichen Tariferhöhungen können nun bequem in den Tarifeinstellungen global vorgenommen werden, indem Sie dort einen gültigen Zeitraum definieren.
Natürlich bleibt Ihnen weiterhin überlassen, ob die Mitarbeiter nach einem einheitlichen oder individuellen Stundensatz verrechnet werden.
Sollte neben der Anpassung von Stundenlöhnen auch die Mitarbeiterverträge angepasst werden müssen, hilft Ihnen unsere Templates-Funktion weiter, mit der Sie mit nur wenigen Mausklicks komplette Verträge und Vertragszusätze generieren können.
Feiertagszuschläge
Die automatische Zuschlagsberechnung wird noch flexibler. Zukünftig können Sie genaue Uhrzeiten definieren, wann Ihre Mitarbeiter einen Feiertagszuschlag erhalten. In einigen Tarifverträgen gelten Feiertage wie Heilig Abend und Silvester nur halbtags. In den Tarifeinstellungen von Timecount kann daher nun minutengenau eingestellt werden, von wann bis wann Ihre Mitarbeiter einen Zonenzuschlag erhalten.
Dadurch kann Timecount den Mitarbeitern z.B. am 24.12. nun automatisch einen Feiertagszuschlag verbuchen, der erst ab 14:00 Uhr gilt.
Bessere Performance durch Hintergrundberechnungen
Einige rechenintensive Aufgaben laufen nun im Hintergrund ab, ohne dabei die Rechenleistung der Software zu verlangsamen. Dies betrifft beispielsweise die Neuberechnung von Zeitkonteneinträgen bei Veränderungen in der Mitarbeiter-Historie, sowie auch den monatlichen Lohn-Export.
Während Sie also vorher bei Änderungen in der Historie auf den Abschluss der Berechnungen warten mussten, können Sie jetzt einfach weiterarbeiten und die aktualisierten Daten erscheinen peux-a-peux in den Zeitkonten. Sie erhalten für alle abgeschlossenen Hintergrundberechnungen eine Benachrichtigung in der Statusleiste.
Neue Exportmöglichkeiten
Unsere Exportmöglichkeiten werden noch umfangreicher und flexibler, so beinhaltet Timecount zukünftig weitere, praktische Möglichkeiten Exporte zu generieren. Sie haben nach Veröffentlichung unseres Updates die Möglichkeit sich von unserem Support individuelle Excel- und Word-Exporte hinzufügen und anpassen zu lassen. Damit Sie Ihre Exporte nicht lange suchen müssen, finden Sie nun in jeder digitalen Akte den neuen Reiter ‚Exporte‘.
Mit den neuen Exportmöglichkeiten decken wir auch individuelle Excel-Exporte für weniger verbreitete Lohnprogramme ab. So können Sie sich von uns ein, an Ihr Lohnprogramm angepassten Export mit allen gewünschten Bewegungsdaten hinterlegen lassen.
Standardwerte
Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und ersparen Sie sich zukünftig einzelne Arbeitsschritte, indem Sie sich Standardwerte von unserem Support hinterlegen lassen. Dadurch können z.B. bei der Erstellung manche Felder bereits vorausgefüllt oder Schalter standardmäßig de-/aktiviert sein.
Sie haben sich beispielsweise in Ihrem Unternehmen darauf geeinigt, dass die Einsatzinformation von Jobs gleich nach dem Anlegen veröffentlicht und die Zeiterfassung aktiviert werden soll. Dabei stellen Sie den Job-Status von Entwurf auf Öffentlich, wählen für gewöhnlich immer die gleiche Vorlage aus und aktivieren den Schalter zur Zeiterfassung.
Diese Schritte lassen sich künftig verkürzen, indem Sie uns Ihre gewünschte Standardeinstellung zur Veröffentlichung von Jobs nennen.
Mitarbeiterverwaltung
Anpassung der Mitarbeiter-ID
Beim Anlegen von neuen Mitarbeitern in unserem Personal-Modul wird jedem Mitarbeiter eine einmalige Personalnummer vergeben, diese setzt sich aus drei Teilen zusammen: Einem frei wählbaren Präfix, einer fortlaufenden ID und einem frei wählbaren Zusatz.
Während die fortlaufende ID bislang vom System festgeschrieben wurde und nicht verändert werden konnte, können Sie künftig auch an dieser Stelle selber Anpassungen vornehmen
Urlaubsanspruch monatsweise vergeben
Ab sofort kann der Urlaubsanspruch nicht nur jahresweise in der Historie hinterlegt werden, sondern auch monatsweise. Dies ist bei all denjenigen Mitarbeitern von Vorteil, die während eines Kalenderjahres aus- und später wieder eingestellt werden.
Beispiel:
- Ein langjähriger Mitarbeiter hat jährlich 24 Tage Urlaub.
- Er kündigt zum 31.03.2018, wodurch er einen Urlaubsanspruch von 6 Tagen für den Zeitraum vom 01.01.2018 bis 31.03.2018 hat.
- Bei seinem neuen Arbeitgeber gefällt es ihm nicht und er möchte zum 01.09.2018 wieder zu Ihnen zurückkehren. Da er in einem anderen Unternehmensbereich arbeiten soll, vereinbaren Sie eine (erneute) 6-monatige Probezeit.
- Damit er während der Probezeit seinen Urlaub nicht „im Voraus“ nimmt, gewähren Sie ihm bis zum 28.02.2019 monatlich je 2 Tage Urlaub.
- Ab dem 01.03.2019 gewähren Sie ihm schließlich den vollen Jahresurlaub. (24 Tage abzüglich je 2 Tage für Januar und Februar ergibt 20 Tage für März bis Dezember)
Neuer Bereich: Anfangssaldo
Timecount verfügt über ein umfangreiches Zeitwirtschafts-Modul, worüber sich Zeitkonten mit allen Bewegungsdaten übersichtlich darstellen und auswerten lassen. Falls Sie Mitarbeiter in der Software anlegen, die bereits zuvor über ein Zeitkonto verfügt haben, können Sie für diese nun einen Basissaldo und Startwerte hinterlegen. Dies ist insbesonderes für Neukunden interessant, um bereits laufende Zeitkonten ordentlich und sauber mit unserer Software weiterführen zu können.
Zeitwirtschaft
Bewegungsdaten Export zu DATEV
DATEV Nutzer aufgepasst! Zukünftig können Sie nach einer kostenpflichtigen Einrichtung, bzw. Freischaltung, auf unseren geschlüsselten Excel-Export verzichten und alle Bewegungsdaten über die moderne DATEVconnect-Schnittstelle direkt zu DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort exportieren. (Selbstverständlich steht ihnen der bisherige Weg weiterhin auch zur Verfügung.)
Außerdem müssen Sie als DATEV-Anwender Personalakten nicht mehr doppelt, sowohl in Timecount, als auch im Lohnprogramm anlegen. Die Personalakten verfügen nun über einen Stammdaten-Import/Export zu DATEV.
Kontaktieren Sie unseren Support zur Freischaltung und Einrichtung der neuen Schnittstelle.
